Vi växer och löpande nyanställningar sker kontinuerligt. Där för är det på sin plats att påminna om besöksrutiner samt hur bokning av Välinges tjänstebilar ska ske.
BESÖKSRUTINER:
Digitala almanackor finns upplagda i Google där vi önskar att samtliga besök bokas in, både för F1 och för F2. Det ger Servicegruppen en bättre överblick om vilka som rör sig i huset och det gör i sin tur också att vi kan ge en bättre service genom att möta upp besökaren (vid behov) och med informationen om vem eller vilka besökaren ska träffa.
(besök på F1)-Besökshantering-0-F1-F1 Besök
(besök på F2)-Besökshantering-0-F2-F2 Besök
Gå in och lägg till, likt när ni lägger till andra kollegors almanackor. När ni sedan bokar, boka konferensrum, välj sedan att boka besöksalmanackan för F1 eller F2 och bjud in eventuella andra gäster. Och vill ni ha lunch på våning 6 ska även den lokalen bokas via almanackan. Oavsett om det är kundbesök, någon extern firma som till exempel som ska laga något eller om vi ska ha ett studiebesök. Den service som behövs för mötet, dvs fika, lunch, flaggning etcetera, mejlas till [email protected]
Datum:
Tid:
Plats:
Vem/Vad (namn på kund/företag):
Ansvarig (värd för mötet):
Service (kaffe/te, kaka, lunch etc mellan vilka tider samt i vilken lokal/konferensrum):
Antal (personer):
Flagga (vilket land):
Övrigt som diverse transporter som hämtning av kund på Kastrup, taxibokningar till och från hotell etc, samt eventuella hotellbokningar mailas direkt till [email protected]
Det finns även möjlighet att addera “Besökshantering-Tour-Guide-System“. Det är det verktyg som vi kan använda oss av vid kundbesök samt övriga besök när vi har guidade visningar i fabrikerna. Ett högtalarsystem där guiden pratar i en mikrofon och där besökarna bär ett headset som möjliggör att besökarna kan höra allt vad guiden berättar utan att bli störda av andra bakomliggande ljud såsom buller från diverse maskiner etcetera. Systemet tillåter en besöksgrupp om 20 personer i taget och bokning sker via resursen ovan samt med ett mejl till [email protected]. Boka i god tid innan då Tour-Guide-Systemet kräver en längre laddningstid innan användning. Systemet finns på plats för utlåning på plan 4 i F1 hos SW.
BOKNING AV TJÄNSTEBILAR:
Bokning av företagsbilar sker även det i Google Calendar under resurser, ”P-plats”. Dessa bilar kan användas vid kundbesök, utlåning till kunder/kollegor som besöker oss under en längre period. Man kan också använda tjänstebil för att ta sig till Kastrup för en kortare resa, speciellt om man är flera i bilen. Då är det effektivt! Använd dock inte tjänstebil om du ska ta en längre resa så att bilen blir stående under en längre period på Kastrup. Det är mycket viktigt, att oavsett om ni bokar en tjänstebil en kortare eller en längre period, ska bokning ske i kalendern.
Bilnycklar finns att hämta på plan 4 i F1 i personalhisstrappan där Servicegruppen sitter.
Fråga din närmaste chef om kod till skåpet.
Tankkort (Cirkel K) ligger i alla bilarna och tankkoden är skriven på brickan som bilnyckel sitter i. Tankkvittot skall sparas. Skriv ditt namn på kvittot och lägg det i plastfickan vid sidan om nyckelskåpet när du lämnar tillbaka bilnyckeln. Körjournalen skall fyllas när man är klar med bilen, (åter parkerad på Välinge).
Innan man kör ifrån Välinge, gå en runda runt bilen och kolla eventuella skador, om skador upptäckts på eller i bilen, kontakta Fastighet.
När bilen används ska mätarställningen fyllas i körjournalen samt destinationerna.
1. Färdsträcka (km).
2. Från — Till — Tillbaka, t ex, Viken — Höganäs — Viken.
3. NAMN på den som lånat bilen, EJ SIGNATUR!
Den som bokar och använder en bil ska efter användandet plocka ur sådant som inte tillhör bilen. Bilen ska även tankas om bränslemätaren visar halv tank eller mindre.
Tack för er uppmärksamhet!
